Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

1. Amaç ve Kapsam

Bu politika, Dt. Ekrem Ekici tarafından yürütülen faaliyetler kapsamında elde edilen kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uygun biçimde işlenmesi, saklanması ve korunmasına ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Politika; hastalarımızı, hasta yakınlarını, randevu ve iletişim formlarımızı kullanan ziyaretçilerimizi, çalışanlarımızı, çalışan adaylarımızı ve iş ilişkisi içinde bulunduğumuz üçüncü kişileri kapsar. Kişisel verilerin işlendiği tüm fiziksel ve elektronik ortamlar bu politikanın kapsamındadır.

• Veri sorumlusu: Dt. Ekrem Ekici
• Adres: Mithatpaşa Mah. 14. Sk. Hüseyin Rahmi Aksoy Vakfı İş Merkezi No:15 İç Kapı No:201, 45300 Salihli / Manisa
• E-posta: info@dishekimiekremekici.com
• VERBİS kayıt numarası: kayıt yükümlülüğü kapsamında değerlendirilmektedir

2. Tanımlar

• Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• Özel nitelikli kişisel veri: Sağlık verileri başta olmak üzere Kanun’un 6. maddesinde sayılan veriler.
• İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
• Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu kişi.
• Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen kişi.
• İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi.

3. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Temel İlkeler

Kliniğimiz, kişisel verileri KVKK’nın 4. maddesinde düzenlenen genel ilkelere uygun olarak işler:

3.1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma

Kişisel veriler, ilgili mevzuata ve dürüstlük kuralına uygun biçimde, şeffaflık esası gözetilerek işlenir. İlgili kişiler, verilerinin hangi amaçla işlendiği konusunda önceden bilgilendirilir.

3.2. Doğru ve gerektiğinde güncel olma

Özellikle sağlık verilerinin doğruluğu, tedavi güvenliği açısından kritiktir. Hastalarımızdan iletişim bilgilerindeki ve sağlık durumlarındaki değişiklikleri bildirmeleri beklenir; talep hâlinde kayıtlar gecikmeksizin güncellenir.

3.3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme

Veriler yalnızca aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla işlenir. Bu amaçların dışında bir kullanım söz konusu olduğunda, ilgili kişi yeniden bilgilendirilir ve gerekiyorsa açık rızası alınır.

3.4. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma

Tedavi süreci için gerekli olmayan veri talep edilmez. Form alanları, amaca ulaşmak için asgari düzeyde bilgi isteyecek biçimde tasarlanır.

3.5. Mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

Saklama süresi sona eren veriler, periyodik imha süreçleri kapsamında silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veri kategorisinde yer alır ve daha yüksek koruma standardına tabidir. Kliniğimizde bu kapsamda aşağıdaki tedbirler uygulanır:

• Sağlık verilerine yalnızca tedavi sürecinde görev alan ve sır saklama yükümlülüğü altındaki personel erişebilir.
• Erişim yetkileri görev tanımına göre sınırlandırılır ve düzenli olarak gözden geçirilir.
• Fiziksel hasta dosyaları kilitli dolaplarda, yetkisiz erişime kapalı alanlarda saklanır.
• Elektronik kayıtlar parola korumalı sistemler üzerinden tutulur ve yedeklenir.
• Radyolojik görüntüler ve klinik fotoğraflar, hasta dosyasının parçası olarak aynı güvenlik standardında korunur.
• Klinik fotoğraflar tanıtım veya eğitim amacıyla kullanılacaksa ayrıca açık rıza alınır; rıza her zaman geri alınabilir.

5. Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler

5.1. İdari tedbirler

• Çalışanlarla gizlilik taahhütnamesi imzalanması ve düzenli farkındalık bilgilendirmesi yapılması
• Görev değişikliği ve işten ayrılma durumlarında erişim yetkilerinin derhâl kaldırılması
• Veri işleyen sıfatıyla hizmet alınan taraflarla veri güvenliğini içeren sözleşmeler yapılması
• Kişisel veri işleme envanterinin tutulması ve güncellenmesi
• Olası bir veri ihlali durumunda uygulanacak müdahale adımlarının önceden belirlenmesi

5.2. Teknik tedbirler

• Web sitesi ve form trafiğinin SSL/TLS ile şifrelenmesi
• Yetkilendirme matrisi ve kullanıcı bazlı erişim kontrolü
• Güçlü parola politikası ve yönetim paneli için iki adımlı doğrulama
• Sistem ve uygulama loglarının tutulması, işlem kayıtlarının izlenebilir olması
• Düzenli yedekleme ve yedeklerin erişim kontrollü ortamda saklanması
• Güncel yazılım sürümlerinin kullanılması ve güvenlik güncellemelerinin takibi
• Formlarda kötüye kullanımı önlemeye yönelik hız sınırlama ve doğrulama mekanizmaları

6. Veri İhlali Durumunda İzlenecek Yol

İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin tespit edilmesi hâlinde, durum en kısa sürede ilgili kişiye ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirilir. Bildirim, Kurul tarafından belirlenen usul ve süreler içinde gerçekleştirilir. İhlalin etkisini sınırlandırmaya yönelik teknik ve idari önlemler gecikmeksizin alınır.

7. Saklama ve İmha Esasları

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır. Saklama süresinin belirlenmesinde ilgili mevzuat hükümleri, işleme amacının ortadan kalkıp kalkmadığı ve olası hukuki uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğü birlikte değerlendirilir.

Süresi dolan veriler için aşağıdaki yöntemler uygulanır:

• Silme: Verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi
• Yok etme: Fiziksel belgelerin kâğıt imha makinesiyle geri döndürülemeyecek biçimde imha edilmesi, dijital ortamdaki verilerin kurtarılamayacak şekilde silinmesi
• Anonim hâle getirme: Verinin kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi

İmha işlemleri periyodik olarak yürütülür ve yapılan işlemler kayıt altına alınır.

8. İlgili Kişilerin Haklarının Kullanımı

İlgili kişiler, KVKK’nın 11. maddesinde sayılan haklarını kullanmak üzere kliniğimize başvurabilir. Başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak e-posta ya da yazılı şekilde iletilebilir.

• E-posta: info@dishekimiekremekici.com
• Yazılı başvuru adresi: Mithatpaşa Mah. 14. Sk. Hüseyin Rahmi Aksoy Vakfı İş Merkezi No:15 İç Kapı No:201, 45300 Salihli / Manisa

Başvurular en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Talebin niteliğine göre kimlik doğrulaması yapılması gerekebilir; bu, verilerin yetkisiz kişilere açıklanmasını önlemeye yöneliktir. Haklarınızın ayrıntılı açıklaması için Aydınlatma Metni’ni inceleyebilirsiniz.

9. Politikanın Yürürlüğü ve Güncellenmesi

Bu politika web sitemizde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Mevzuat değişiklikleri, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları veya klinik süreçlerimizdeki güncellemeler doğrultusunda revize edilebilir. Güncel sürüm her zaman web sitemiz üzerinden erişilebilir durumda tutulur. Politika ile Aydınlatma Metni arasında farklılık bulunması hâlinde, ilgili kişinin lehine olan hüküm uygulanır.